1. Identificación del responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

2. Objeto de la política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como finalidad establecer los lineamientos bajo los cuales Royal Eventos realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión y demás formas de tratamiento de los datos personales que recibe en el desarrollo de sus actividades comerciales, administrativas, operativas, contractuales y de atención al cliente.

Asimismo, esta política informa a los titulares de datos personales sobre sus derechos, los canales habilitados para ejercerlos y las finalidades para las cuales su información podrá ser tratada.

3. Alcance

Esta política aplica a todos los datos personales tratados por Royal Eventos en calidad de responsable del tratamiento, incluyendo la información de:

• Clientes actuales, potenciales o anteriores.
• Personas interesadas en cotizar, reservar o contratar espacios y servicios para eventos.
• Visitantes del sitio web.
• Usuarios que se comuniquen por WhatsApp, correo electrónico, llamadas, formularios o redes sociales.
• Proveedores, aliados comerciales y contratistas.
• Asistentes, invitados o participantes de eventos, cuando aplique.
• Colaboradores o aspirantes, en caso de existir procesos administrativos o laborales.

4. Definiciones

Para efectos de esta política, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos o el tratamiento de los datos personales.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato sensible: información que puede afectar la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

5. Principios aplicables al tratamiento de datos personales

Royal Eventos realizará el tratamiento de datos personales de acuerdo con los principios establecidos por la normativa colombiana, entre ellos:

• Legalidad: el tratamiento de datos se realizará conforme a la ley.
• Finalidad: los datos serán tratados para finalidades legítimas, informadas y relacionadas con la actividad de Royal Eventos.
• Libertad: el tratamiento solo se realizará con autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones legales.
• Veracidad o calidad: la información tratada deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: el titular podrá obtener información sobre la existencia de datos personales que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: los datos personales no estarán disponibles públicamente, salvo autorización o disposición legal.
• Seguridad: se adoptarán medidas razonables para proteger la información contra pérdida, acceso no autorizado, uso indebido o alteración.
• Confidencialidad: las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales deberán garantizar la reserva de la información.

6. Datos personales que podrán ser tratados

Royal Eventos podrá recolectar y tratar, según corresponda, las siguientes categorías de datos personales:

• Nombre y apellidos.
• Número de identificación, cuando sea necesario para procesos contractuales, administrativos, contables o de facturación.
• Número de teléfono fijo o celular.
• Número de WhatsApp.
• Correo electrónico.
• Ciudad o ubicación de contacto.
• Información relacionada con el tipo de evento de interés.
• Fecha estimada o reservada para el evento.
• Número aproximado de invitados.
• Preferencias, solicitudes, observaciones o necesidades especiales relacionadas con el evento.
• Información comercial, contractual, contable, tributaria o de facturación.
• Datos de navegación, dirección IP, tipo de dispositivo, navegador, páginas visitadas e interacciones en el sitio web.
• Información obtenida a través de formularios, chats, WhatsApp, redes sociales, correo electrónico, llamadas o canales digitales.

Royal Eventos solo solicitará los datos necesarios para cumplir las finalidades informadas y procurará no recopilar información excesiva o no relacionada con la prestación de sus servicios.

7. Tratamiento de datos sensibles

Royal Eventos no solicitará datos sensibles de manera habitual. Sin embargo, en algunos casos específicos relacionados con la planeación o ejecución de eventos, el titular podría suministrar información sensible de forma voluntaria, por ejemplo, condiciones de salud, restricciones alimentarias, movilidad reducida, necesidades especiales, información de menores de edad u otra información necesaria para garantizar una adecuada atención durante el evento.

En caso de tratar datos sensibles, Royal Eventos lo hará únicamente cuando sea necesario, con autorización del titular o de su representante legal, y bajo medidas reforzadas de confidencialidad y seguridad.

El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, salvo cuando dicha información sea indispensable para atender una solicitud específica o cumplir una finalidad legítima relacionada con el servicio contratado.

8. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

Royal Eventos podrá recibir información relacionada con niños, niñas o adolescentes cuando sea necesaria para la organización de eventos como cumpleaños, celebraciones de 15 años, reuniones familiares u otros eventos similares.

El tratamiento de datos de menores de edad se realizará respetando sus derechos fundamentales, su interés superior y la autorización de sus padres, representantes legales o personas facultadas para otorgarla.

Royal Eventos tratará esta información únicamente para finalidades relacionadas con la planeación, coordinación, prestación del servicio y atención del evento correspondiente.

9. Finalidades del tratamiento de datos personales

Royal Eventos podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades:

• Atender solicitudes de información realizadas a través del sitio web, formularios, WhatsApp, correo electrónico, llamadas o redes sociales.
• Contactar a personas interesadas en conocer, cotizar, visitar, reservar o contratar nuestros espacios y servicios.
• Enviar información sobre disponibilidad, tarifas, paquetes, servicios, propuestas comerciales, visitas, reservas y condiciones de contratación.
• Gestionar cotizaciones, reservas, separación de fechas, contratos, facturación, pagos y procesos administrativos relacionados con eventos.
• Coordinar la planeación, logística, operación y prestación de servicios para matrimonios, cumpleaños, celebraciones de 15 años, eventos corporativos y otros eventos.
• Registrar y hacer seguimiento a solicitudes, conversaciones, acuerdos, observaciones y preferencias relacionadas con el evento.
• Enviar confirmaciones, recordatorios, información operativa o comunicaciones necesarias para la adecuada prestación del servicio.
• Realizar actividades de servicio al cliente, seguimiento comercial, encuestas de satisfacción y mejora de la experiencia.
• Enviar comunicaciones comerciales, promocionales, publicitarias o informativas sobre Royal Eventos, sus espacios, servicios, beneficios, contenidos o novedades, cuando exista autorización para ello.
• Gestionar relaciones con proveedores, aliados, contratistas y terceros relacionados con la operación del negocio.
• Cumplir obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, administrativas y de archivo.
• Prevenir fraudes, proteger la seguridad de los canales digitales y garantizar el uso adecuado del sitio web.
• Analizar el comportamiento de navegación y uso del sitio web para mejorar contenidos, experiencia de usuario, comunicación digital y desempeño comercial.
• Atender requerimientos de autoridades competentes cuando exista obligación legal.
• Ejercer o defender derechos de Royal Eventos en procesos administrativos, judiciales, contractuales o extrajudiciales.

10. Autorización del titular

Royal Eventos solicitará la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley.

La autorización podrá otorgarse por diferentes medios, incluyendo formularios físicos o digitales, aceptación de casillas de autorización, comunicaciones por WhatsApp, correo electrónico, llamadas grabadas cuando aplique, contratos, documentos comerciales, mensajes en redes sociales u otros mecanismos que permitan evidenciar el consentimiento del titular.

Al suministrar sus datos personales a través de nuestros canales de contacto, el titular declara que conoce y acepta el tratamiento de su información conforme a esta política.

11. Casos en los que no se requiere autorización

La autorización del titular no será necesaria en los casos previstos por la ley, entre ellos:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el registro civil de las personas.

12. Derechos de los titulares

Los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos.
• Ser informados sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar consultas y reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos.
• Solicitar la corrección, actualización o eliminación de sus datos cuando sea procedente.
• Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de datos, siempre que no exista un deber legal o contractual que impida hacerlo.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normativa de protección de datos personales.

13. Deberes de Royal Eventos como responsable del tratamiento

Royal Eventos, como responsable del tratamiento de datos personales, procurará cumplir los siguientes deberes:

• Garantizar al titular el ejercicio pleno y efectivo de sus derechos.
• Solicitar y conservar prueba de la autorización otorgada por el titular, cuando aplique.
• Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información bajo condiciones razonables de seguridad.
• Actualizar, rectificar o suprimir la información cuando sea procedente.
• Tramitar consultas y reclamos formulados por los titulares.
• Permitir el acceso a la información únicamente a personas autorizadas.
• Informar a la autoridad competente cuando se presenten incidentes de seguridad que puedan comprometer datos personales, en los casos que corresponda.
• Cumplir las instrucciones y requerimientos de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando sean aplicables.

14. Procedimiento para consultas

Los titulares podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de Royal Eventos enviando una solicitud al correo electrónico:

info@royaleventos.com.co

La consulta deberá incluir el nombre completo del titular, el medio de contacto y una descripción clara de la información que desea consultar.

Royal Eventos atenderá las consultas dentro de los términos establecidos por la normativa colombiana vigente.

15. Procedimiento para reclamos

Cuando el titular considere que la información contenida en una base de datos debe ser corregida, actualizada, eliminada, o cuando advierta un posible incumplimiento de los deberes legales, podrá presentar un reclamo al correo:

info@royaleventos.com.co

El reclamo deberá contener como mínimo:

• Nombre completo del titular.
• Documento de identificación, cuando sea necesario validar la identidad.
• Medio de contacto para recibir respuesta.
• Descripción clara de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Documentos o soportes que desee adjuntar, si aplica.

Si el reclamo se encuentra incompleto, Royal Eventos podrá solicitar al titular la información adicional necesaria para continuar con el trámite. Las respuestas se emitirán dentro de los términos previstos por la normativa aplicable.

16. Revocatoria de autorización y supresión de datos

El titular podrá solicitar la revocatoria de la autorización otorgada o la supresión de sus datos personales cuando considere que el tratamiento no respeta los principios, derechos y garantías constitucionales o legales.

La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando el titular tenga un deber legal, contractual, comercial, contable, tributario o administrativo de permanecer en la base de datos, o cuando la información sea necesaria para la defensa de derechos de Royal Eventos.

17. Conservación de los datos personales

Royal Eventos conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las cuales fueron recolectados, así como para atender obligaciones legales, contractuales, contables, tributarias, administrativas, comerciales o de archivo.

Una vez cumplidas dichas finalidades, y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservación, Royal Eventos podrá eliminar, anonimizar o conservar de forma segura la información, según corresponda.

18. Seguridad de la información

Royal Eventos adopta medidas razonables de seguridad físicas, técnicas, tecnológicas, administrativas y organizacionales para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción.

No obstante, el titular reconoce que ningún sistema de transmisión o almacenamiento de información en internet es completamente infalible. Por ello, Royal Eventos trabaja de manera diligente para reducir riesgos y proteger la información bajo su responsabilidad.

19. Transmisión y transferencia de datos personales

Royal Eventos podrá transmitir o transferir datos personales a terceros nacionales o internacionales cuando sea necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política, desarrollar su operación, prestar sus servicios o cumplir obligaciones legales y contractuales.

Estos terceros pueden incluir:

• Proveedores tecnológicos, de alojamiento web, correo electrónico, formularios, CRM, analítica o automatización.
• Proveedores administrativos, contables, tributarios, legales o financieros.
• Proveedores logísticos, operativos o comerciales relacionados con la prestación de servicios para eventos.
• Aliados, contratistas o encargados que apoyen la operación de Royal Eventos.
• Autoridades administrativas, judiciales o entidades públicas cuando exista obligación legal.

Royal Eventos procurará que los terceros que accedan a datos personales cumplan obligaciones de confidencialidad, seguridad y tratamiento adecuado de la información.

20. Uso de canales digitales, sitio web y cookies

Royal Eventos puede recopilar información a través de su sitio web, formularios digitales, botones de WhatsApp, herramientas de analítica, redes sociales, anuncios, mapas, contenidos embebidos y otras tecnologías.

El sitio web puede utilizar cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia de navegación, analizar el uso del sitio, optimizar contenidos y facilitar la comunicación con los usuarios.

Para más información, el usuario puede consultar la Política de Cookies de Royal Eventos.

21. Videovigilancia, fotografía y registro audiovisual

En caso de que Royal Eventos utilice sistemas de videovigilancia en sus instalaciones, las imágenes captadas podrán ser tratadas con fines de seguridad, control de acceso, protección de personas, bienes e instalaciones, y atención de situaciones operativas o legales.

Asimismo, durante eventos, Royal Eventos o terceros autorizados podrían realizar registros fotográficos o audiovisuales con fines operativos, comerciales, testimoniales, promocionales o de archivo, siempre que exista autorización del titular o de quien corresponda.

Los titulares podrán informar previamente si no desean que su imagen sea utilizada con fines comerciales o promocionales, salvo en aquellos casos en que la captura corresponda a registros generales del evento, seguridad o cumplimiento de obligaciones contractuales.

22. Área o persona encargada de la atención de solicitudes

Las consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación, supresión, revocatoria de autorización o cualquier inquietud relacionada con el tratamiento de datos personales serán atendidas a través del siguiente canal:

23. Vigencia de la política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir de su publicación en el sitio web de Royal Eventos.

Las bases de datos administradas por Royal Eventos tendrán una vigencia igual al tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política, así como las obligaciones legales, contractuales, comerciales, contables, tributarias o administrativas que resulten aplicables.

24. Modificaciones de la política

Royal Eventos podrá modificar, actualizar o ajustar esta Política de Tratamiento de Datos Personales cuando lo considere necesario, por cambios legales, tecnológicos, comerciales, operativos o administrativos.

Cualquier modificación sustancial será publicada en el sitio web:

https://royaleventos.com.co/politica-de-tratamiento-de-datos-personales/